ノースライン運輸
陸上物流 · 架空の会社
チームによるFoliatoの使い方に基づく架空のシナリオです。お客様の事例ではありません。
課題
四半期ごとに、ノースライン運輸の運行管理者は85名の運転手へメールとチャットで免許証の更新提出を依頼します。返ってくるのは、個人チャットに届くぼやけた写真、担当者の受信箱に届く名前のないPDF、どこに保存すべきか誰も分からないスクリーンショット。
締め切りの2週間前、20名の運転手が未返信。今月どの免許証が期限切れになるのか、誰も把握していません。管理表はひとりのパソコンの中にしかありません。
監査が入ると、運転手ひとり分のファイルをそろえるのに数時間かかります。3つの受信トレイ、2台の電話、構造のない共有フォルダを探し回ることになります。
年間のフォローアップ連絡
運転手85名 × リマインダー3回 × 更新4サイクル。さらにサイクルごとに2〜3日の事務作業が発生します。そして路上で免許証が1枚でも期限切れなら、監査のたびに会社がリスクにさらされます。
解決策
チームはFoliatoで3つの部品からなるフローを組みました。再利用できるテンプレート、セキュアリンクの一括送信、進捗ボードです。運転手は誰もアカウントを作る必要がありませんでした。
- 01
テンプレートを一度だけ作成
免許証、健康診断書、身分証。必須項目と受け付けるファイル形式を指定。四半期ごとに再利用します。
- 02
85名全員に送信
各運転手はメールでセキュアリンクを受け取り、スマホからファイルをアップロードします。
- 03
未提出者をひと目で確認
ボードに全員の状況が表示されます。リマインダーは自動で送信。すべてのファイルが正しいフォルダに収まります。
四半期更新 · 2026年Q3
ノースライン運輸から3点の書類の提出依頼
- 健康診断書必須
kenshin-2026.pdf · 2時間前にアップロード
- PDF · JPG運転免許証必須
両面、判読できるもの
- PDF · JPG身分証明書
任意
結果
変化は劇的でした。ひとりずつの催促は消え、車両全体の状況がリアルタイムで見えるようになりました。
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Foliatoエキスパート — 設定方法
設定全体は10分もかかりません。ポイントは3つの決定です。
1 · テンプレートが保存先と形式を決める。 各項目に専用の保存先フォルダを指定します — 免許証は運転手ごとのフォルダに収まります。受け付けるのはPDFとJPGのみ。依頼全体は14日で期限切れになります。
/運転手/{氏名}/免許証
2 · ボードが管理表を置き換える。 テンプレートを85名に送信すると、ボードに誰が完了し、誰が途中で、誰がリンクを開いていないかが表示されます。リマインダーは自動送信 — フォローアップの連絡を書く人は誰もいません。
- SM佐藤 みなと3/3完了
- TR田中 涼2/3一部
- SJ鈴木 潤0/3送信済み
- YL山田 玲3/3完了
3 · 差し戻しはやり直しなしで修正できる。 ぼやけた写真が届いたら、その項目だけを理由つきで差し戻します。運転手にメールが届き、その書類だけを再提出 — 他の書類はそのまま残ります。
確認 · 運転免許証
田中 涼 · 四半期更新
- 運転免許証差し戻し
menkyo-photo.jpg · 2.1 MB
よくある質問
運転手はアカウントを作る必要がありますか?
いいえ。メールでセキュアリンクを受け取り、スマホから直接ファイルをアップロードします。登録もパスワードも不要です。
判読できない写真が提出されたらどうなりますか?
その項目だけを理由つきで差し戻します。運転手にメールが届き、その書類だけを再提出します。
チェックリストは四半期ごとに再利用できますか?
はい。テンプレートは保存されます。サイクルごとに数クリックで全員に再送信できます。
書類はどこに保存されますか?
各ファイルは組織のプロジェクト内、運転手ごとのフォルダに自動で収まります。メールの受信箱には何も残りません。