メリディアン・グループ
プロフェッショナルサービス · 架空の会社
チームによるFoliatoの使い方に基づく架空のシナリオです。お客様の事例ではありません。
課題
毎月、役員会の前になると、メリディアン・グループのCFOは6人の部門長にKPIレポートの提出を依頼します。届くのはメールで:3種類の異なるフォーマット、同じファイルの2つのバージョン — eigyo_v3_FINAL.xlsx — そして3回目のリマインドの後にやっと返信する部門。
CFOのアシスタントは半日かけて添付ファイルを共有フォルダにコピーし、どのバージョンが正しいのか確認して回ります。どの部門が提出済みなのか、一目で分かる人は誰もいません。
役員会の資料は前日の夜に組み立てられます。毎月。受信トレイから。
年間のフォローアップメール
部門長6人 × リマインド3回 × 月次12サイクル。さらに毎月半日、手作業で資料をまとめる時間が加わります — 添付のコピー、ファイル名の変更、最新バージョンの確認。
解決策
チームは毎月の儀式を、再利用できるひとつの依頼に変えました。部門長ごとのチェックリスト、項目ごとの保存先フォルダ、そして遅れが一目で分かるボード。レポートはメールで移動しなくなりました。
- 01
月次テンプレートを作成
チェックリストはひとつ:KPIレポート、人員サマリー、資金サマリー。各項目は部門のフォルダに振り分けられます。
- 02
6人の部門長に送信
同じテンプレートを6人の宛先に、毎月1日に送信。各自にセキュアリンクが届きます。
- 03
受信トレイではなくボードを見る
誰が提出済みか、誰が途中か、誰にひと押し必要か。リマインダーは自動で送信されます。
月次レポート · 2026年7月
メリディアン・グループから3点の提出依頼
- XLSXKPIレポート必須
kpi-eigyo-july.xlsx · 1時間前にアップロード
- XLSX · PDF人員サマリー必須
当月分
- 資金サマリー
任意
結果
2サイクル目には、月末のレポーティングは様変わりしていました。
あなたの月次レポーティングも同じ状況ですか?
チェックリストは一度作るだけ。毎月再利用できます。7日間無料。
Foliatoエキスパート — 設定方法
設定はテンプレートひとつとフォルダの決めごとだけ。ポイントは3つの決定です。
1 · 各項目が部門フォルダに振り分けられる。 レポーティングのツリーは一度だけ作成します — 月ごとにフォルダ、部門ごとにサブフォルダ。チェックリストの各項目が部門のフォルダを指すので、ファイルは自動で整理されます。
/レポーティング/{年}/{月}/{部門}
2 · ボードが進捗確認メールを置き換える。 同じテンプレートから6件の依頼、部門長ごとに1件。CFOは誰にも聞かずに提出状況を確認できます。
- SM佐藤 — 営業3/3完了
- TF田中 — 財務3/3完了
- SO鈴木 — オペレーション1/3一部
- YH山田 — 人事0/3送信済み
3 · 監査証跡は自動でついてくる。 すべてのアップロード、差し戻し、リマインダーが記録されます。役員会に「財務はいつ提出したのか」と聞かれたら、答えは誰かの記憶ではなく監査ログにあります。
よくある質問
部門長は他部門のレポートを見られますか?
アクセスを与えた場合のみです。フォルダの権限はユーザー・ロール・グループ単位で設定でき、各部門長を自部門のフォルダに限定できます。
毎月依頼を作り直す必要がありますか?
いいえ。テンプレートは保存されます。毎月、数クリックで6人の部門長に再送信できます。
ファイル形式を制限できますか?
はい、項目ごとに指定できます — 例えばKPIシートはXLSXのみ、サマリーはPDFのみ。
誰かが間違ったファイルを提出したら?
その項目だけを理由つきで差し戻します。メールが届き、そのファイルだけを再提出 — 他はそのまま残ります。