リッジライン建設
元請 · 架空の会社
チームによるFoliatoの使い方に基づく架空のシナリオです。お客様の事例ではありません。
課題
リッジライン建設は、電気、空調、鉄骨、足場の協力会社12社と工場増築の現場を進めています。どの作業班も入場前に、保険証明書、安全計画、作業員名簿、機材の証明書を提出しなければなりません。
現状、それはすべてメールの中にあります。現場監督が各社を催促し、添付ファイルを共有ドライブに保存し、フォルダ構成が崩れないことを祈ります。ある協力会社の機密書類が、別の会社から見える状態になっていたこともありました。
今年すでに2回、作業班が期限切れの保険証明書を持ってゲートに到着し、その場で発覚しました。作業班が1日止まれば、工程も丸1日遅れます。
管理対象の協力会社書類
協力会社12社 × 必須書類6点、さらに毎月の証明書更新。ゲートで期限切れ証明書が1枚見つかるだけで、作業班と工程が1日止まります。
解決策
チームは協力会社をグループとしてモデル化しました。グループを作成すると、適切な権限つきの制限フォルダが自動でプロビジョニングされます。有効期限つきの依頼が証明書を常に最新に保ちます。
- 01
グループタイプを一度だけ作成
「協力会社」グループタイプを協力会社ロールに紐づけ:対象プロジェクト、親フォルダ、権限レベルを定義。
- 02
協力会社ごとにグループをひとつ
「エアテック空調」を作成すると制限フォルダが自動で作られます。招待はロール・グループ・アクセス権を一度に割り当てます。
- 03
証明書は有効期限つきで依頼
保険と安全書類は期限つきで依頼。更新を追いかけるのはリマインダーで、現場監督ではありません。
- エアテック空調協力会社EDIT/現場/協力会社/エアテック空調
- ボルテック電設協力会社EDIT/現場/協力会社/ボルテック電設
- サウス鉄鋼協力会社EDIT/現場/協力会社/サウス鉄鋼
結果
プロジェクトの書類フローは形が変わりました。
協力会社が2社以上の現場を運営していますか?
一度グループとしてモデル化すれば、新しい協力会社はワンクリック。7日間無料。
Foliatoエキスパート — 設定方法
設定はグループタイプひとつ、ロールひとつ、フォルダの決めごとだけ。ポイントは3つの決定です。
1 · グループタイプがプロビジョニング規則を持つ。 「協力会社」グループタイプは、フォルダをどこにどの権限で作るかを定義する協力会社ロールに紐づいています。グループを作成するとその規則が実行されます — フォルダを手作業で作る人はいません。
2 · 制限フォルダが隣人を見えなくする。 各協力会社のフォルダは制限つきで作成されます。グループは自社フォルダにEDIT権限を持ち、それ以外には何も持ちません。共有の「現場ルール」フォルダは全員が閲覧のみです。
/現場/協力会社/{グループ}
3 · 証明書には有効期限がつく。 保険と安全証明書は期限と自動リマインダーつきで依頼します。間違った証明書や期限切れの証明書は、項目ごとに理由つきで差し戻します。
入場手続き · エアテック空調
リッジライン建設から4点の提出依頼
- 保険証明書必須
hoken-2026.pdf · 昨日アップロード
- 安全計画必須
現場固有のもの
- XLSX · PDF作業員名簿必須
氏名と身分証番号
- 機材証明書差し戻し
kizai-cert.pdf · 1.4 MB
よくある質問
協力会社は他社の書類を見られますか?
いいえ。各グループのフォルダは制限つきです。グループがアクセスできるのは自社フォルダと、明示的に共有されたものだけです。
契約が終了したらどうなりますか?
グループを無効化します。メンバーはアクセスを失いますが、フォルダと書類は記録としてプロジェクトに残ります。
協力会社にFoliatoのアカウントは必要ですか?
提出依頼でのアップロードには不要です — セキュアリンクを使います。フォルダ内で作業する場合は、招待がアカウント作成とロール・グループ・アクセス権の割り当てを一度に行います。
グループは誰が作成できますか?
ワークスペースの管理者です。グループタイプとプロビジョニング規則は一度定義すれば、以降グループの作成は入力欄ひとつです。