グループと自動プロビジョニング

グループとグループタイプとは?

グループとは、同じフォルダへのアクセスを共有するユーザーの集まりです。例えばサプライヤー企業の「サプライヤーA」や、「経理」部門などです。グループタイプ(「サプライヤー」「部門」など)は、関連するグループをまとめる分類です。

グループは Admin → Groups で管理します。管理者がグループタイプとグループを作成し、メンバーを追加・削除します。グループに誰が属するかを決められるのは管理者のみです。

グループの名前を変更すると、そのフォルダの名前も変わります。グループを削除しても、フォルダやドキュメントが消えることはありません — ファイルはそのままの場所に保持されます。

自動プロビジョニングを設定する

プロビジョニングの設定はカスタムロールに対して一度だけ行います。以降、選択したタイプの新しいグループには、制限付きの専用フォルダが自動的に作成されます。

1. 1Admin → Groups でグループタイプ(例:「サプライヤー」)を作成します。
2. 2Admin → Custom roles で、社外ユーザーに付与するロールを開き(または作成し)、「自動プロビジョニング」セクションを見つけます。
3. 3グループタイプ、対象プロジェクト、親フォルダ、そしてグループが自分のフォルダに持つ権限(デフォルトは編集)を選択します。
4. 4共有フォルダにそのロール向けのアクセスルールを追加します — 例えば親フォルダに表示、ポリシーフォルダにダウンロードなど。

ロールとグループを指定してユーザーを招待する

招待・ロール・グループは、ひとつのステップで連携して機能します。

1. 1Admin → Invitations で相手のメールアドレスを入力します。
2. 2カスタムロールを選択します。ロールにプロビジョニングテンプレートがあると、グループセレクターが表示されます。
3. 3既存のグループを選ぶか、名前を入力するだけで新しいグループを作成します。
4. 4招待を送信します。

例:サプライヤーポータル

何十社ものサプライヤー企業とドキュメントをやり取りする場合を考えます。制限付きプロジェクトを作成し、「ポリシー」フォルダにサプライヤーロール向けのダウンロードルールを、親フォルダ「サプライヤー」に同じロール向けの表示ルールを設定します。そしてサプライヤーロールに、「サプライヤー」フォルダを指すプロビジョニングテンプレートを設定します。

各サプライヤー企業がひとつのグループになります。「サプライヤーA」の担当者をサプライヤーロールとそのグループで招待すると、その人はポリシーを閲覧でき(変更は不可)、自社の「サプライヤーA」フォルダの中にのみドキュメントをアップロードでき、他のサプライヤーのフォルダは一切見えません。

何が見えるかはグループが決めるため、同じ企業の2人目の担当者を追加するには、同じグループへ招待するだけです。

例:部門ごとの経費

同じパターンは社内でも使えます。グループタイプ「部門」と、共有の親フォルダ「経費」を指すプロビジョニングテンプレート付きのロール「経費申請者」を作成します。

経理・営業・オペレーションなど、各部門が専用フォルダを持つグループになります。従業員は自部門のフォルダに領収書をアップロードし、経営層はすべてを確認でき、他部門の経費は互いに見えません。

グループを管理する

すべて Admin → Groups で行います。

グループの名前を変更すると、フォルダ名も同時に変わります。メンバーはいつでも追加・削除でき、アクセス権はメンバーシップに即座に追従します。

取引が終了したらグループを削除します。メンバーはグループ経由のアクセスを失いますが、フォルダと中のドキュメントはすべて保持されます。

グループの権限

アクセスルールの対象には、ユーザーとロールに加えてグループを指定できます。プロジェクト・フォルダ・ドキュメントのロックアイコンを開き、「グループ」タブを使います。

権限は階層的です:表示 < ダウンロード < 編集 < フル — 各レベルは下位のレベルを含みます。編集はドキュメントのアップロードと編集を許可しますが、削除はできません。削除できるのはフルのみです。

プロビジョニングで作成されたフォルダは最初から制限付きです。そのグループ(と管理者)だけが見ることができます。