Constructora Cordillera
Contratista general · empresa ficticia
Escenario ilustrativo basado en cómo los equipos usan Foliato. No es un testimonio de cliente.
El problema
Constructora Cordillera lleva una obra de ampliación de planta con 12 subcontratistas: eléctrico, climatización, estructuras, andamiaje. Antes de que una cuadrilla entre a la obra, su empresa debe entregar certificados de seguros, planes de seguridad, nóminas de cuadrilla y certificaciones de equipos.
Hoy eso vive en el email. El jefe de proyecto persigue a cada contratista, guarda adjuntos en un drive compartido y cruza los dedos para que la estructura de carpetas sobreviva. Documentos confidenciales de un contratista ya terminaron a la vista de otro.
Dos veces este año, una cuadrilla llegó al portón con el certificado de seguro vencido, descubierto ahí mismo. Una cuadrilla detenida cuesta un día completo de programa.
Documentos de contratistas en juego
12 subcontratistas × 6 documentos requeridos, más renovaciones mensuales de certificados. Un solo certificado vencido en el portón detiene a la cuadrilla (y al programa) por un día.
La solución
El equipo modeló a los contratistas como grupos. Crear un grupo aprovisiona su carpeta restringida automáticamente, con el permiso correcto. Los requests con vencimiento mantienen los certificados vigentes.
- 01
Crear el tipo de grupo una vez
Un tipo de grupo "Subcontratistas" ligado a un rol Contratista: proyecto destino, carpeta padre, nivel de permiso.
- 02
Un grupo por contratista
Crear "Climatización Andina" crea sola su carpeta restringida. Las invitaciones asignan rol, grupo y acceso en un paso.
- 03
Pedir certificados con vencimiento
Seguros y documentos de seguridad se piden con fecha límite. Los recordatorios persiguen las renovaciones, no el jefe de proyecto.
- Climatización AndinaContratistaEDIT/Obra/Contratistas/Climatización Andina
- Eléctrica VoltiaContratistaEDIT/Obra/Contratistas/Eléctrica Voltia
- Aceros del SurContratistaEDIT/Obra/Contratistas/Aceros del Sur
El resultado
El flujo documental del proyecto cambió de forma:
¿Llevas una obra con más de dos contratistas?
Modélalos como grupos una vez. Cada contratista nuevo es un clic. Gratis por 30 días.
Foliato experto: la configuración
La configuración es un tipo de grupo, un rol y una convención de carpetas. Tres decisiones hacen que funcione:
1 · El tipo de grupo lleva las reglas de aprovisionamiento. El tipo de grupo "Subcontratistas" está ligado a un rol Contratista que define dónde se crean las carpetas y con qué permiso. Crear un grupo ejecuta esas reglas. Nadie crea carpetas a mano:
2 · Las carpetas restringidas hacen invisibles a los vecinos. La carpeta de cada contratista se crea como restringida: su grupo tiene EDIT sobre su propia carpeta y nada más. Una carpeta compartida de políticas queda en solo lectura para todos:
/Obra/Contratistas/{grupo}
3 · Los certificados llevan fecha de vencimiento. Seguros y certificados de seguridad se piden con fecha límite y recordatorios automáticos. Un certificado equivocado o vencido se rechaza por ítem, con motivo:
Acceso a obra · Climatización Andina
Constructora Cordillera te pide 4 documentos
- Certificado de seguroRequerido
seguro-2026.pdf · subido ayer
- Plan de seguridadRequerido
Específico de la obra
- XLSX · PDFNómina de cuadrillaRequerido
Nombres y documentos
- Certificación de equiposRechazado
cert-equipos.pdf · 1.4 MB
Preguntas frecuentes
¿Un contratista puede ver los documentos de otro?
No. La carpeta de cada grupo es restringida: el grupo accede a su propia carpeta y a lo que compartas explícitamente, nada más.
¿Qué pasa cuando termina un contrato?
Desactivas el grupo. Sus miembros pierden el acceso; la carpeta y sus documentos quedan en el proyecto como respaldo.
¿Los contratistas necesitan cuenta en Foliato?
Para subir vía requests, no. Usan un link seguro. Para trabajar dentro de su carpeta, las invitaciones crean la cuenta y asignan rol, grupo y acceso en un paso.
¿Quién puede crear grupos?
Los administradores del workspace. El tipo de grupo y sus reglas se definen una vez; después, crear un grupo es un solo campo.