Grupos y aprovisionamiento automático

Los grupos permiten dar a conjuntos de usuarios externos o internos acceso a su propia carpeta — empresas proveedoras, departamentos, sucursales — con la carpeta, los permisos y las membresías creados automáticamente al invitar a las personas.

¿Qué son los grupos y los tipos de grupo?

Un grupo es un conjunto de usuarios que comparten acceso a la misma carpeta — por ejemplo la empresa proveedora "Proveedor Uno" o el departamento "Finanzas". Los tipos de grupo (como "Proveedores" o "Departamentos") agrupan grupos relacionados.

Los grupos se gestionan en Admin → Grupos, donde los administradores crean tipos de grupo y grupos, y agregan o quitan miembros. Solo los administradores pueden definir quién pertenece a un grupo.

Renombrar un grupo también renombra su carpeta. Eliminar un grupo nunca borra su carpeta ni sus documentos — los archivos se conservan exactamente donde están.

Configurar el aprovisionamiento automático

El aprovisionamiento se configura una sola vez, en un rol personalizado. A partir de ahí, cada grupo nuevo del tipo elegido recibe automáticamente su propia carpeta restringida.

  1. 1Entra a Admin → Grupos y crea un tipo de grupo (por ejemplo "Proveedores").
  2. 2Entra a Admin → Roles personalizados, abre (o crea) el rol que tendrán tus usuarios externos y busca la sección "Aprovisionamiento automático".
  3. 3Elige el tipo de grupo, el proyecto destino, la carpeta padre y el permiso que el grupo tendrá sobre su propia carpeta (Editar por defecto).
  4. 4Agrega reglas de acceso para el rol en las carpetas compartidas — por ejemplo Ver en la carpeta padre y Descargar en una carpeta de políticas.
💡 Desde ese momento, cada vez que se cree un grupo de ese tipo, su carpeta restringida aparecerá automáticamente dentro de la carpeta padre, con el permiso del grupo ya aplicado.

Invitar a un usuario con rol y grupo

Las invitaciones, los roles y los grupos funcionan juntos en un solo paso.

  1. 1Entra a Admin → Invitaciones e ingresa el correo de la persona.
  2. 2Elige un rol personalizado. Si el rol tiene plantilla de aprovisionamiento, aparece el selector de grupo.
  3. 3Elige un grupo existente, o crea uno nuevo simplemente escribiendo su nombre.
  4. 4Envía la invitación.
💡 Cuando la persona acepta, todo se configura automáticamente: entra al espacio de trabajo y al proyecto, recibe el rol, queda como miembro del grupo y la carpeta del grupo ya existe. Sin configuración manual.

Ejemplo: un portal de proveedores

Imagina que intercambias documentos con decenas de empresas proveedoras. Crea un proyecto restringido, una carpeta "Políticas" con una regla en Descargar para el rol Proveedor, y una carpeta padre "Proveedores" con una regla en Ver para el mismo rol. En el rol Proveedor, configura una plantilla de aprovisionamiento que apunte a la carpeta "Proveedores".

Cada empresa proveedora se convierte en un grupo. Cuando invitas a un contacto de "Proveedor Uno" con el rol Proveedor y su grupo, esa persona puede leer tus políticas (sin modificarlas), subir documentos únicamente dentro de su propia carpeta "Proveedor Uno" — y nunca ve las carpetas de los demás proveedores.

Como el grupo define lo que cada persona ve, sumar a un segundo contacto de la misma empresa es simplemente otra invitación al mismo grupo.

Ejemplo: gastos por departamento

El mismo patrón funciona internamente. Crea un tipo de grupo "Departamentos" y un rol "Rendidor de gastos" con una plantilla de aprovisionamiento que apunte a una carpeta padre compartida "Gastos".

Cada departamento — Finanzas, Ventas, Operaciones — es un grupo con su propia carpeta. Los empleados suben comprobantes a la carpeta de su departamento, la gerencia puede revisarlo todo, y ningún departamento ve los gastos de otro.

Gestionar grupos

Todo se hace en Admin → Grupos.

Renombra un grupo y su carpeta se renombra a la par. Agrega o quita miembros en cualquier momento — el acceso sigue a la membresía de inmediato.

Cuando una relación termina, elimina el grupo: sus miembros pierden el acceso del grupo, pero la carpeta y todos los documentos que contiene se conservan.

Permisos de grupo

Las reglas de acceso pueden tener como destinatario a un grupo, además de usuarios y roles: abre el candado de cualquier proyecto, carpeta o documento y usa la pestaña "Grupos".

Los permisos son jerárquicos: Ver < Descargar < Editar < Total — cada nivel incluye a los anteriores. Editar permite subir y editar documentos pero no borrarlos; solo Total permite eliminar.

Las carpetas creadas por el aprovisionamiento nacen restringidas: solo el grupo (y los administradores) pueden verlas.