Transports Nordis
Logistique routière · entreprise fictive
Scénario illustratif basé sur la façon dont les équipes utilisent Foliato. Ce n'est pas un témoignage client.
Le problème
Chaque trimestre, la responsable des opérations de Transports Nordis demande à ses 85 conducteurs leurs permis renouvelés par email et WhatsApp. Ce qui arrive : des photos floues sur un chat personnel, des PDF sans nom dans la boîte d'un superviseur et des captures d'écran que personne ne sait où classer.
À deux semaines de l'échéance, 20 conducteurs n'ont pas répondu. Personne ne sait quels permis expirent ce mois-ci. Le tableur de suivi vit sur l'ordinateur d'une seule personne.
Quand un contrôle arrive, reconstituer le dossier d'un conducteur prend des heures : trois boîtes mail, deux téléphones et un dossier partagé sans structure.
Messages de relance par an
85 conducteurs × 3 rappels × 4 cycles de renouvellement. Ajoutez 2 à 3 jours de travail administratif par cycle — et un seul permis expiré sur la route expose l'entreprise à chaque contrôle.
La solution
L'équipe a monté un flux en trois pièces dans Foliato : un modèle réutilisable, un envoi groupé avec lien sécurisé et un tableau de suivi. Aucun conducteur n'a eu à créer de compte.
- 01
Créer le modèle une fois
Permis, certificat médical, pièce d'identité. Ce qui est requis et quels formats sont acceptés. Réutilisé chaque trimestre.
- 02
L'envoyer aux 85
Chaque conducteur reçoit un lien sécurisé par email et envoie ses fichiers depuis son téléphone.
- 03
Voir qui manque
Le tableau montre l'état de chacun. Les rappels partent tout seuls. Chaque fichier arrive dans le bon dossier.
Renouvellement trimestriel · T3 2026
Transports Nordis vous demande 3 documents
- Certificat médicalRequis
certificat-2026.pdf · envoyé il y a 2 h
- PDF · JPGPermis de conduireRequis
Recto verso, lisible
- PDF · JPGPièce d'identité
Facultatif
Le résultat
Le changement n'a pas été subtil. La relance individuelle a disparu et l'état de la flotte est devenu visible en temps réel :
Votre flotte vit la même histoire ?
Créez votre première checklist en quelques minutes. Gratuit pendant 7 jours.
Foliato expert — la configuration
La configuration complète prend moins de dix minutes. Trois décisions font que ça marche :
1 · Le modèle définit destination et format. Chaque élément a son dossier de destination — le permis arrive dans le dossier du conducteur — et n'accepte que PDF ou JPG. La demande complète expire au bout de 14 jours.
/Conducteurs/{nom}/Permis
2 · Le tableau remplace le tableur. Une fois le modèle envoyé aux 85, le tableau montre qui a complété, qui est à mi-chemin et qui n'a jamais ouvert le lien. Les rappels partent automatiquement — personne n'écrit un seul message de relance :
- MGM. Girard3/3Complété
- RPR. Perrin2/3Partiel
- JSJ. Simon0/3Envoyé
- LVL. Vidal3/3Complété
3 · Le rejet corrige sans tout recommencer. Une photo illisible arrive. Seul cet élément est rejeté, avec un motif. Le conducteur reçoit un email et renvoie uniquement ce document — le reste reste intact :
Révision · Permis de conduire
R. Perrin · renouvellement trimestriel
- Permis de conduireRejeté
permis-photo.jpg · 2,1 Mo
Questions fréquentes
Les conducteurs doivent-ils créer un compte ?
Non. Ils reçoivent un lien sécurisé par email et envoient leurs fichiers directement depuis leur téléphone. Sans inscription, sans mot de passe.
Que se passe-t-il si quelqu'un envoie une photo illisible ?
Vous rejetez uniquement cet élément, avec un motif. Le conducteur reçoit un email et renvoie seulement ce document.
Puis-je réutiliser la checklist chaque trimestre ?
Oui. Le modèle est enregistré. À chaque cycle, vous le renvoyez à toute la flotte en quelques clics.
Où finissent les documents ?
Chaque fichier arrive automatiquement dans le dossier du conducteur, dans le projet de votre organisation. Rien ne reste dans les boîtes mail.