Constructions Valmont
Entreprise générale · entreprise fictive
Scénario illustratif basé sur la façon dont les équipes utilisent Foliato. Ce n'est pas un témoignage client.
Le problème
Constructions Valmont mène un chantier d'extension d'usine avec 12 sous-traitants : électricité, CVC, charpente métallique, échafaudages. Avant qu'une équipe n'entre sur le chantier, son entreprise doit remettre attestations d'assurance, plans de sécurité, listes d'équipes et certifications d'équipements.
Aujourd'hui, tout cela vit dans les emails. Le chef de projet relance chaque sous-traitant, enregistre les pièces jointes dans un drive partagé et espère que l'arborescence survivra. Des documents confidentiels d'un sous-traitant se sont déjà retrouvés visibles par un autre.
Deux fois cette année, une équipe est arrivée au portail avec une attestation d'assurance expirée — découverte sur place. Une équipe à l'arrêt coûte une journée entière de planning.
Documents de sous-traitants en jeu
12 sous-traitants × 6 documents requis, plus les renouvellements mensuels de certificats. Une seule attestation expirée au portail arrête une équipe — et le planning — pour une journée.
La solution
L'équipe a modélisé les sous-traitants comme des groupes. Créer un groupe provisionne automatiquement son dossier restreint, avec la bonne permission — et les demandes avec date d'expiration gardent les certificats à jour.
- 01
Créer le type de groupe une fois
Un type de groupe « Sous-traitants » lié à un rôle Sous-traitant : projet cible, dossier parent, niveau de permission.
- 02
Un groupe par sous-traitant
Créer « Climatech » crée tout seul son dossier restreint. Les invitations attribuent rôle, groupe et accès en une étape.
- 03
Demander les certificats avec expiration
Assurances et documents de sécurité sont demandés avec date limite. Les rappels courent après les renouvellements — pas le chef de projet.
- ClimatechSous-traitantEDIT/Chantier/Sous-traitants/Climatech
- Électricité VoltiaSous-traitantEDIT/Chantier/Sous-traitants/Électricité Voltia
- Aciers du NordSous-traitantEDIT/Chantier/Sous-traitants/Aciers du Nord
Le résultat
Le flux documentaire du projet a changé de forme :
Vous gérez un chantier avec plus de deux sous-traitants ?
Modélisez-les comme des groupes une fois. Chaque nouveau sous-traitant est un clic. Gratuit pendant 7 jours.
Foliato expert — la configuration
La configuration tient en un type de groupe, un rôle et une convention de dossiers. Trois décisions font que ça marche :
1 · Le type de groupe porte les règles de provisionnement. Le type de groupe « Sous-traitants » est lié à un rôle Sous-traitant qui définit où les dossiers sont créés et avec quelle permission. Créer un groupe exécute ces règles — personne ne crée de dossiers à la main :
2 · Les dossiers restreints rendent les voisins invisibles. Le dossier de chaque sous-traitant est créé restreint : son groupe a EDIT sur son propre dossier et rien d'autre. Un dossier partagé de consignes reste en lecture seule pour tous :
/Chantier/Sous-traitants/{groupe}
3 · Les certificats portent une date d'expiration. Assurances et certificats de sécurité sont demandés avec date limite et rappels automatiques. Un certificat erroné ou expiré est rejeté par élément, avec un motif :
Accès chantier · Climatech
Constructions Valmont vous demande 4 documents
- Attestation d'assuranceRequis
assurance-2026.pdf · envoyé hier
- Plan de sécuritéRequis
Spécifique au chantier
- XLSX · PDFListe d'équipeRequis
Noms et pièces d'identité
- Certification d'équipementsRejeté
cert-equipements.pdf · 1,4 Mo
Questions fréquentes
Un sous-traitant peut-il voir les documents d'un autre ?
Non. Le dossier de chaque groupe est restreint : le groupe accède à son propre dossier et à ce que vous partagez explicitement — rien d'autre.
Que se passe-t-il à la fin d'un contrat ?
Vous désactivez le groupe. Ses membres perdent l'accès ; le dossier et ses documents restent dans le projet pour l'historique.
Les sous-traitants ont-ils besoin d'un compte Foliato ?
Pour déposer via les demandes de documents, non — ils utilisent un lien sécurisé. Pour travailler dans leur dossier, les invitations créent le compte et attribuent rôle, groupe et accès en une étape.
Qui peut créer des groupes ?
Les administrateurs de l'espace de travail. Le type de groupe et ses règles se définissent une fois ; ensuite, créer un groupe tient en un seul champ.