Groupes et provisionnement automatique

Les groupes permettent de donner à des ensembles d'utilisateurs externes ou internes l'accès à leur propre dossier — entreprises fournisseurs, services, agences — avec le dossier, les permissions et les adhésions créés automatiquement au moment de l'invitation.

Que sont les groupes et les types de groupe ?

Un groupe est un ensemble d'utilisateurs qui partagent l'accès au même dossier — par exemple l'entreprise fournisseur « Fournisseur Un » ou le service « Finance ». Les types de groupe (comme « Fournisseurs » ou « Services ») rassemblent les groupes apparentés.

Les groupes se gèrent dans Admin → Groupes, où les administrateurs créent les types de groupe et les groupes, et ajoutent ou retirent des membres. Seuls les administrateurs peuvent définir qui appartient à un groupe.

Renommer un groupe renomme aussi son dossier. Supprimer un groupe ne supprime jamais son dossier ni ses documents — les fichiers restent exactement là où ils sont.

Configurer le provisionnement automatique

Le provisionnement se configure une seule fois, sur un rôle personnalisé. Ensuite, chaque nouveau groupe du type choisi reçoit automatiquement son propre dossier restreint.

  1. 1Allez dans Admin → Groupes et créez un type de groupe (par exemple « Fournisseurs »).
  2. 2Allez dans Admin → Rôles personnalisés, ouvrez (ou créez) le rôle que vos utilisateurs externes auront, et repérez la section « Provisionnement automatique ».
  3. 3Choisissez le type de groupe, le projet cible, le dossier parent et la permission que le groupe aura sur son propre dossier (Modifier par défaut).
  4. 4Ajoutez des règles d'accès pour le rôle sur les dossiers partagés — par exemple Voir sur le dossier parent et Télécharger sur un dossier de politiques.
💡 Dès lors, chaque fois qu'un groupe de ce type est créé, son dossier restreint apparaît automatiquement dans le dossier parent, avec la permission du groupe déjà appliquée.

Inviter un utilisateur avec un rôle et un groupe

Les invitations, les rôles et les groupes fonctionnent ensemble en une seule étape.

  1. 1Allez dans Admin → Invitations et saisissez l'adresse e-mail de la personne.
  2. 2Choisissez un rôle personnalisé. Si le rôle possède un modèle de provisionnement, un sélecteur de groupe apparaît.
  3. 3Choisissez un groupe existant, ou créez-en un nouveau en tapant simplement son nom.
  4. 4Envoyez l'invitation.
💡 Quand la personne accepte, tout se configure automatiquement : elle rejoint l'espace de travail et le projet, reçoit le rôle, devient membre du groupe, et le dossier du groupe existe déjà. Aucune configuration manuelle.

Exemple : un portail fournisseurs

Imaginez que vous échangez des documents avec des dizaines d'entreprises fournisseurs. Créez un projet restreint, un dossier « Politiques » avec une règle Télécharger pour le rôle Fournisseur, et un dossier parent « Fournisseurs » avec une règle Voir pour le même rôle. Sur le rôle Fournisseur, configurez un modèle de provisionnement pointant vers le dossier « Fournisseurs ».

Chaque entreprise fournisseur devient un groupe. Quand vous invitez un contact de « Fournisseur Un » avec le rôle Fournisseur et son groupe, il peut lire vos politiques (sans les modifier), déposer des documents uniquement dans son propre dossier « Fournisseur Un » — et il ne voit jamais les dossiers des autres fournisseurs.

Comme le groupe détermine ce que chacun voit, ajouter un second contact de la même entreprise revient simplement à envoyer une autre invitation vers le même groupe.

Exemple : notes de frais par service

Le même schéma fonctionne en interne. Créez un type de groupe « Services » et un rôle « Déclarant de frais » avec un modèle de provisionnement pointant vers un dossier parent partagé « Frais ».

Chaque service — Finance, Ventes, Opérations — est un groupe avec son propre dossier. Les employés déposent leurs justificatifs dans le dossier de leur service, la direction peut tout consulter, et aucun service ne voit les frais des autres.

Gérer les groupes

Tout se passe dans Admin → Groupes.

Renommez un groupe et son dossier est renommé en conséquence. Ajoutez ou retirez des membres à tout moment — l'accès suit immédiatement l'adhésion.

Quand une relation prend fin, supprimez le groupe : ses membres perdent l'accès du groupe, mais le dossier et tous les documents qu'il contient sont conservés.

Permissions de groupe

Les règles d'accès peuvent cibler des groupes, en plus des utilisateurs et des rôles : ouvrez le cadenas de n'importe quel projet, dossier ou document et utilisez l'onglet « Groupes ».

Les permissions sont hiérarchiques : Voir < Télécharger < Modifier < Total — chaque niveau inclut les précédents. Modifier permet de déposer et de modifier des documents mais pas de les supprimer ; seul Total permet la suppression.

Les dossiers créés par le provisionnement naissent restreints : seul le groupe (et les administrateurs) peuvent les voir.