Groupe Méridien
Services professionnels · entreprise fictive
Scénario illustratif basé sur la façon dont les équipes utilisent Foliato. Ce n'est pas un témoignage client.
Le problème
Chaque mois, avant la réunion du conseil, le DAF du Groupe Méridien demande leurs rapports KPI à six responsables de direction. Ils arrivent par email : trois formats différents, deux versions du même fichier — ventes_v3_FINAL.xlsx — et une direction qui répond toujours après la troisième relance.
L'assistante du DAF passe une demi-journée à copier les pièces jointes dans un dossier partagé et à demander quelle version est la bonne. Personne ne peut dire, d'un coup d'œil, quelles directions ont déjà rendu leur rapport.
Le dossier du conseil est assemblé la veille au soir. Chaque mois. Depuis la boîte de réception.
Emails de relance par an
6 responsables × 3 rappels × 12 cycles mensuels. Ajoutez une demi-journée par mois à assembler le dossier à la main — copier les pièces jointes, renommer les fichiers, demander quelle version est à jour.
La solution
L'équipe a transformé le rituel mensuel en une demande réutilisable : une checklist par responsable, un dossier de destination par élément et un tableau qui montre qui est en retard. Les rapports ont cessé de voyager par email.
- 01
Créer le modèle mensuel
Une checklist : rapport KPI, effectifs, synthèse de trésorerie. Chaque élément est routé vers le dossier de sa direction.
- 02
L'envoyer aux six responsables
Même modèle, six destinataires, le premier jour du mois. Chacun reçoit un lien sécurisé.
- 03
Regarder le tableau, pas la boîte mail
Qui a rendu, qui est à mi-chemin, qui a besoin d'un rappel. Les rappels partent tout seuls.
Reporting mensuel · Juillet 2026
Le Groupe Méridien vous demande 3 documents
- XLSXRapport KPIRequis
kpi-ventes-juillet.xlsx · envoyé il y a 1 h
- XLSX · PDFSynthèse des effectifsRequis
Mois en cours
- Synthèse de trésorerie
Facultatif
Le résultat
Dès le deuxième cycle, la clôture mensuelle du reporting avait changé de visage :
Votre reporting de fin de mois ressemble à ça ?
Créez la checklist une fois. Réutilisez-la chaque mois. Gratuit pendant 7 jours.
Foliato expert — la configuration
La configuration tient en un modèle et une convention de dossiers. Trois décisions font que ça marche :
1 · Chaque élément est routé vers le dossier d'une direction. L'arborescence de reporting est créée une fois — un dossier par mois, un sous-dossier par direction. Chaque élément de la checklist pointe vers le dossier de sa direction, les fichiers se classent donc tout seuls :
/Reporting/{année}/{mois}/{direction}
2 · Le tableau remplace l'email de suivi. Six demandes issues du même modèle, une par responsable. Le DAF voit qui a rendu sans demander à personne :
- MGM. Girard — Ventes3/3Complété
- FTF. Toussaint — Finances3/3Complété
- RPR. Perrin — Opérations1/3Partiel
- JSJ. Simon — RH0/3Envoyé
3 · La traçabilité vient en prime. Chaque envoi, rejet et rappel est journalisé. Quand le conseil demande quand la Finance a rendu son rapport, la réponse est dans le journal d'audit, pas dans la mémoire de quelqu'un.
Questions fréquentes
Un responsable peut-il voir les rapports des autres directions ?
Seulement si vous lui donnez l'accès. Les permissions de dossier se définissent par utilisateur, rôle ou groupe — chaque responsable peut être limité au dossier de sa direction.
Dois-je reconstruire la demande chaque mois ?
Non. Le modèle est enregistré ; chaque mois, vous le renvoyez aux six responsables en quelques clics.
Puis-je restreindre les formats de fichier ?
Oui, par élément — par exemple XLSX uniquement pour le tableau de KPI et PDF pour la synthèse.
Et si quelqu'un envoie le mauvais fichier ?
Vous rejetez cet élément avec un motif. Il reçoit un email et renvoie uniquement ce fichier — le reste reste intact.